I. Naturaleza y Alcance de la Comisión

La Comisión de Asuntos Generales es el órgano operativo de apoyo transversal
responsable de garantizar el orden administrativo, logístico, documental y
protocolar de todas las actividades del 25.º aniversario de INSAPROMA.

Su función principal es facilitar el funcionamiento armónico de las demás
comisiones, asegurando coherencia institucional, cumplimiento de procedimientos
y correcta ejecución de tareas generales.

II. Principios Rectores de los Protocolos

• Orden institucional
• Transparencia administrativa
• Coordinación intercomisiones
• Eficiencia operativa
• Respeto a la imagen y valores de INSAPROMA
• Responsabilidad y trazabilidad documental

III. Estructura Operativa de la Comisión

• Coordinador/a de Asuntos Generales
• Secretaría Técnica
• Encargado/a de Logística General
• Responsable de Protocolo Institucional
• Responsable de Archivo y Documentación
• Enlace con Coordinaciones Regionales

IV. Protocolos Generales de Actuación

1. Protocolo de Coordinación Intercomisiones

Objetivo: Asegurar la comunicación fluida y la coherencia operativa entre todas las comisiones del aniversario.

• Reunión semanal de coordinación general
• Actas obligatorias de cada reunión
• Uso de un canal oficial de comunicación institucional
• Calendario maestro compartido y actualizado
• Validación de decisiones por la Comisión de Coordinación General

2. Protocolo de Gestión Documental y Archivo

Objetivo: Garantizar el orden, conservación y trazabilidad de la documentación.

• Registro digital y físico de actas, comunicaciones, invitaciones, autorizaciones e informes
• Clasificación por comisión, fecha y región
• Respaldo digital periódico
• Archivo final institucional del 25.º aniversario

3. Protocolo de Logística General

• Inventario general de recursos
• Solicitudes logísticas con 10 días de antelación
• Coordinación con la Comisión de Finanzas
• Supervisión de montaje y desmontaje
• Control de proveedores

4. Protocolo Institucional y Ceremonial

• Orden de precedencia institucional
• Uso correcto de símbolos y emblemas
• Guiones oficiales
• Atención a invitados especiales

5. Convocatorias, Invitaciones y Confirmaciones

• Invitaciones oficiales con identidad gráfica
• Registro y control de confirmaciones (RSVP)
• Listados diferenciados
• Seguimiento post-evento

6. Atención a Invitados, Ponentes y Aliados

• Designación de responsables
• Coordinación logística cuando aplique
• Entrega de material institucional

7. Gestión de Voluntariado de Apoyo General

• Registro validado de voluntarios
• Asignación de funciones
• Capacitación previa
• Certificación de participación

8. Control de Incidencias y Contingencias

• Identificación de riesgos
• Planes de contingencia
• Registro e informes de incidencias

9. Cierre Administrativo de Actividades

• Informe post-actividad
• Consolidación de listas de asistencia
• Cierre financiero coordinado

V. Cronograma de Aplicación

Antes, durante y después de cada evento, conforme a planificación,
ejecución, cierre administrativo y evaluación.

VI. Supervisión y Cumplimiento

Bajo supervisión directa de la Comisión de Coordinación General,
con evaluaciones periódicas y ajustes operativos.

VII. Disposición Final

Estos protocolos son de cumplimiento obligatorio y forman parte integral
del Plan Maestro del 25.º aniversario de INSAPROMA.